Afspraken maken,

Over de samenwerking 

Vaak maken mensen afspraken over het op te leveren resultaat. Maar afspraken maken over de manier van samenwerken gebeurt minder frequent. Terwijl de manier van samenwerken bepalend is voor het vertrouwen en werkplezier. Ons idee is: als de opdrachtgever de samenwerking niet op de agenda zet, dan ligt daar een mooie taak voor de professional. Kleine moeite ...

De vraag is niet of er wat misgaat...

... in de samenwerking. Er gaat altijd wat mis. De vraag is: wat doe je als het misgaat in de samenwerking? Daaruit blijkt hoe goed je te vertrouwen bent. Of nog beter: wat doe je voordat het misgaat?

De start van een opdracht of project, is een mooi moment om dat te bespreken, samen met een aantal andere onderwerpen.

Checklist: Klaar voor de start

Uiteraard gaat het weer om bewustworden en kiezen. Je zult zelden alle activiteiten uit het lijstje uitvoeren bij het starten van een (deel)project. En wellicht zou het wel goed zijn om een aantal activiteiten te overwegen.

Je kunt de lijst natuurlijk ook gebruiken om te checken of je op een lopende opdracht wellicht ook nog wat verwachtingen bij wilt sturen.

• Overlegschema: welke soort overleggen en hoe vaak? B.v.
  - Operationeel/voortgang eens per x weken.
  - Klanttevredenheid/ Kwaliteit van de samenwerking eens per x maanden.
• Hoe ga ik aan je rapporteren?
  Op welke manier. Hoe vaak?
• Hebben we elkaars mobiele nummers in de telefoon? Wanneer kan ik jou het makkelijkst bereiken (bv graag begin vd dag, wel/geen Whatsapp)
• Achterhalen Vraag achter de Vraag op business / organisatieniveau
  (Dus niet op specs niveau)
  Eerst upchunken: Maak een tijdreisje, stel het project is afgerond en je bent heel tevreden: wat is er dan veranderd in deze organisatie.
  of: stel je bent tevreden met mijn rol, wat doe ik dan anders dan anderen
  Dan lateraal chunken: “en wat nog meer” zodat je een compleet overzicht krijgt
• Zullen we periodiek “strategisch overleg” inplannen. B.v. af en toe samen buiten de deur lunchen / wandeling maken om met enige afstand te kijken of we goed bezig zijn.
• Hoe gaan we escaleren als dat onverhoopt nodig mocht zijn?
• Informele risicoanalyse: Als we samen bedenken: als dit project ergens vast zou lopen, kunnen we dan bedenken waar dat zou zijn (met kennis van organisatie van OG en kennis van  het vak van jou).
• Vervolg op vorige vraag: Als dat zwarte scenario zich inderdaad gaat voordoen, welke tegenmaatregel kunnen we dan wellicht nu al bedenken?
• Vraag wie je moet leren kennen in deze organisatie: Met wie moet je een kop koffie drinken om deze opdracht goed uit te voeren.
• Wat moet ik vooral niet doen in deze organisatie/dit project? Wat vooral wel?

Escalatie vooraf de-esacleren

Een mooie aanpak staat in het boek Let’s get real or let’s not play van Mahan Khalsa. Hij zegt iets dat vrij vertaald neerkomt op:
Ik werk met veel plezier met je samen. En in elke samenwerking gaan dingen verkeerd. Als er in onze samenwerking dingen verkeerd gaan, zou ik het fijn vinden als je twee dingen onthoudt. Ten eerste: het is normaal dat er soms dingen misgaan. En ten tweede: bel me alsjeblieft direct, dan kunnen we samen kijken wat we eraan kunnen doen.