Tips bij commerciële  ...

... coaching van professionals

Bij veel organisaties wordt tegenwoordig van de inhoudelijke professional een bijdrage gevraagd op het vlak van opdrachtgevers vinden. De vraag is niet meer of professionals een commerciële bijdrage leveren, maar welke. Als manager of senior speel je bij het begeleiden van je mensen hierbij een belangrijke rol. Hoe zorg je voor coachen met effect? Hoe krijg je mensen in beweging? Hoe voorkom je dat je aan dode paarden gaat trekken? Waarom doen ze het niet gewoon, want zo moeilijk is het toch ook weer niet?

Voor inhoudelijke professionals is het commerciële deel van hun werk in eerste instantie vaak onbekend en onbemind. Het is niet genoeg om je mensen eenmalig te vragen om aan de slag te gaan; er is meer ondersteuning nodig. In onze praktijk blijkt dat de “commerciële coach” (vaak een manager, maar soms ook een senior, of iemand met sales affiniteit, en we noemen hem vanaf nu manager) tegen een aantal blokkades aanloopt.

Wat maakt het lastig voor de manager?

In de eerste plaats: de manager is gewend dat zijn mensen taakvolwassen zijn. En voor hun primaire vak (ingenieur, advocaat, architect, technisch specialist e.d.) zijn ze dat ook. Daar hoef je dus nauwelijks op te sturen. Als het gaat om het commerciële deel van hun werk, zijn dezelfde mensen echter niet taakvolwassen. Dus heeft aansturen op een taakvolwassen manier geen effect. Veel managers klampen zich met de moed der wanhoop vast aan de gedachte “het zijn hoog opgeleiden professionals, ik hoef ze toch niet bij de hand te houden…”. Helaas, beter wel.

Daarnaast zijn de meeste mensen die een managersrol krijgen, zelf bovengemiddeld goed in dit deel van hun werk. En dan is een menselijk valkuil om te denken: als ik het kan, dan kan het toch niet zo moeilijk zijn, waarom doen ze niet gewoon wat ik ook altijd deed en doe?

In de derde plaats, zien we vaker niet dan wel een duidelijke verwachting van de commerciële taken vanuit de organisatie. Als je als organisatie niet duidelijk maakt wat je precies verwacht op commercieel gebied, is de kans natuurlijk heel groot dat je professionals dat ook niet gaan doen. Als organisatie of manager bedenken wat je wilt als het gaat om de commerciële bijdrage, is de eerste stap als je wilt dat je mensen meer commercieel gedrag gaan vertonen. Daarover in een volgend artikel waarschijnlijk meer.

En daarnaast is de manager zelf ook al druk genoeg, en hij zit ook niet op meer werk te wachten. Zeker niet als dat voelt als kinderachtig werk, waarvan hij hoopt dat mensen het zonder zijn hulp oppakken.

Wat maakt het lastig voor de professional?

Maar niet alleen de manager vindt het lastig om de precieze commerciële verwachting duidelijk te maken. Ook de professional vindt het lastig om commercie een plekje in de agenda te geven.

Voor de meeste professionals geldt dat hun werkweek al meer dan gevuld is. En ze weten wel: eigenlijk zouden we ook commercieel bezig moeten zijn. Immers: de declarabele uren bepalen de omzet van dit jaar, en de non-declarabele uren bepalen de omzet van volgend jaar. Dus eigenlijk zouden we ook iets aan commercie moeten doen. En bij het tweede woord uit de vorige zin wringt de schoen. Eigenlijk… Dat betekent: we zouden het moeten doen, maar in de praktijk doen we het niet. Schematisch gezien:

De kunst is, om dat “eigenlijk” bij het echte werk te betrekken. Van het stippellijntje een vast lijntje te maken. En je voelt het al, dat gaat niet vanzelf, want dat betekent meer werk.

Voeg daarbij dat veel professionals last hebben van de drie obstakels als het gaat om opdrachten verwerven. We komen ze veelvuldig tegen in onze praktijk:

• Drempel/Durven: het gevoel dat opdrachten verwerven niet helemaal ethisch is, en dat je jezelf liever niet op het podium zet. Bij sommige van onze opdrachtgevers zijn woorden als commercie of sales zelfs verboden.
• Doen: wat ga je dan precies doen als je een uur per dag/week/maand/kwartaal besteedt aan commercie?  Koude acquisitie is een slecht plan. Maar wat is dan wel zinvol om te doen in de beperkte tijd die je hebt? En hoe doe je dat?
• Discipline: zorgen dat je periodiek even aandacht geeft aan activiteiten als netwerken, en niet pas aan opdrachten verwerven gaan denken als het te laat is.

Er zijn dus nogal wat redenen waarom professionals niet in beweging komen, en waarom managers hen daar niet effectief bij ondersteunen. Maar er is hoop.

Coachen met de drie C’s

Alweer een rijtje van drie? Ja, want het geeft structuur en dat is hard nodig bij dit onderwerp. Als coach, kun je professionals helpen op drie gebieden:

• Choose – help mensen kiezen wat ze wel en niet doen
• Coach – help mensen hoe ze dit kunnen doen
• Check – zorg voor een vriendelijk geweten en voorkom uitstel-afstel

Choose: help bij kiezen

De eerste keuze is voor de coach: kies wie je gaat coachen. Laat het idee los dat iedereen hetzelfde moet kunnen. Liever concreet dan compleet. Besteed vanuit je coachrol liever geen aandacht aan de mensen die niet willen of niet kunnen. (Als manager moedigen we wel degelijk aan dat je een duidelijke koers vaart bij dit soort mensen). Liever 3 mensen, waar jij zelf ook energie van krijg echt coachen, dan 10 net niet genoeg.

Bied je mensen je hulp aan. Als ze het zelf kunnen of willen regelen, is dat ook goed. Zo nodig kun je verduidelijken wat je van ze wilt, en hoe je het onderwerp tijdens het jaarlijkse beoordelingsgesprek wel of niet ter tafel zult brengen, en dan wens je ze veel succes en vertel je dat ze zich altijd mogen bedenken.

Nu over naar de professional, want die heeft ook een keuze te maken. Gaan ze contact onderhouden met (oud)opdrachtgevers? Goed idee. Gaan ze publiceren op LinkedIn? Ook een goed idee. Een klanten event organiseren? Ook gaaf. Een factsheet maken? Mmmmm, we zijn niet direct enthousiast, maar het zou iets kunnen zijn. Beter op koopsignalen letten voor hun collega’s? Heel goed idee! En zo kunnen we nog even doorgaan. We hebben een mindmap waarop we allerlei commerciële activiteiten voor professionals in kaart brengen, en als je ze allemaal zou doen, ben je er rustig 40 uur per week mee druk. En dat is teveel als je af en toe ook nog declarabel aan het werk bent.

Kiezen dus. Expliciet maken wat je wel en niet gaat doen. En de beste manier om dat te doen, is om een rijtje met acties te maken. Ja, een lijstje met een mini-actieplan. Geen spreadsheetfundamentalisme, maar wel duidelijkheid. Als de persoon die je coacht moeite heeft met kiezen, is opschrijven een belangrijke eerste stap.

Tips:

• Laat de professionals hun acties noteren, en zet bij elke actie een inschatting van de hoeveelheid tijd die deze actie kost.
• Tel de hoeveelheid tijd van alle acties op om te zien of de hoeveelheid tijd nog ergens op slaat.
• Begin met bovenaan het lijstje te schrijven waarom hij het een goed idee vindt om hier tijd aan te besteden. Anders wordt het een “getver dat moet ik eigenlijk ook nog doen” lijstje.
• Vraag de professional hoeveel uur hij per week/maand wil besteden aan commerciële acties.
• Adviseer zo nodig om de lijst korter of langer te maken.

Coach: help met de aanpak

Help mensen met hun acties smart te maken. Als iemand kiest voor contact onderhouden met oud-opdrachtgevers, vraag dan door naar het moment dat het spannend wordt. En laat mensen direct doen.

Bijvoorbeeld: niet als actie afspreken “je belt tussen nu en volgende maand 2 oud opdrachtgevers” maar in plaats daarvan iets als: “Goed plan om oud-opdrachtgevers te bellen en om er 2 daarvan deze maand te doen. Welke twee ga je bellen? … Oké, wat ga je aan ze vragen? … Prima, en als je de voicemail krijgt, wat doe je dan … Oké, en zelfs als je principieel geen voicemail inspreekt, helpt het toch om de voicemail voor te bereiden, want dan weet je namelijk wat je gaat zeggen. Zullen we nu even oefenen?

Tips:

• Let bij het coachen op de 3 D's. Welke D speelt bij deze medewerker? Als je met iemand 10 acties hebt afgesproken en hij doet ze alle 10 niet, dan is het echt tijd om met deze medewerker het te hebben over de D van Discipline. Maar als een medewerker 9 van de 10 acties gedaan heeft; en de volgende maand 9 nieuwe acties ook gedaan heeft, maar nog steeds die ene niet: dan helpt het echt niet om op de D van Discipline te drukken. Dan zit het vaak in de D van Durven, dan is er een drempel voor deze medewerker. Of zit het in de D van Doen: hoe doe je dat. 
• Maak het smart. Ga ervan uit dat mensen taakonvolwassen zijn. Help ze deelresultaten te bereiken. Een actie als “samen door LinkedIn lopen om te kijken met wie je weer eens contact op wil nemen” klinkt als klein, maar heeft wel degelijk effect.
• Vaak werkt 1:1 beter dan 1 op veel. Liever 1 consultant een kwartier begeleiden hoe hij op een latente klantwens kan reageren, dan met zijn tienen praten of mailen over wat er zou moeten gebeuren.
• Realiseer je dat dit tijd kost, en reserveer die tijd in je agenda.

Check: zorg voor vriendelijk geweten

Als we professionals vragen welke hulp ze nodig hebben als het gaat om uitvoeren van commerciële acties, zegt een ruime meerderheid dat ze dan af en toe een reminder / schop / herinneringsmoment kunnen gebruiken.

Omdat het voor coaches vaak vervelend voelt om ongevraagd te zeuren of mensen hun acties al af hebben, stellen we voor om hierover een afspraak met de coachee te maken. Wil je hulp bij de controle of je acties daadwerkelijk neemt? En hoe moet dat er dan uitzien?

Tips:

• Veel professionals hikken aan tegen het uitvoeren van commerciële acties, zoals een belrondje langs oud-opdrachtgevers, openstaande koopsignalen opvolgen en andere acties waarbij je pro-actief contact opneemt. Vaak blijkt dat het veel energie geeft om met een groepje van twee of meer dit soort acties te ondernemen. Iedereen voelt wel een beetje schroom, maar als je het doet geeft het ook een kick. Plan bijvoorbeeld elk kwartaal twee uur om samen achterstallig netwerk/koopsignalen opvolgen te doen.
• Spreek af hoe je de gewetensfunctie invult. Als je het vervelend vindt om mensen achter de broek aan te zitten, vertel dat dan. En bespreek hoe jullie hiermee om zullen gaan.
• Bewaak de energiebalans. Check regelmatig of dit deel van het werk nog energie oplevert. En zo nee, wat kun je dan doen zodat het wel energie oplevert.

Veel plezier met je professionals helpen je klanten te helpen...