IMI

Introduceer, Motiveer, Instrueer

IMI is een structuur die je in onze boeken heel veel tegenkomt. Je kunt er namelijk heel veel lastige gesprekken goed mee voorbereiden. Koopsignaal gehoord? Oefen met een collega hoe je er met IMI op gaat reageren. Netwerkafspraak maken met een slapende klant? Bedenk met IMI wat je gaat zeggen voordat je de telefoon pakt. Mailtje sturen met de vraag waar de handtekening onder de offerte blijft? IMI helpt bij het opstellen.

Wat maakt IMI zo waardevol?

IMI is een eenvoudige structuur, die je op talloze momenten helpt om mensen in beweging te krijgen. Zowel te gebruiken bij geschreven als gesproken woord.

De kans dat de ander reageert neemt toe, en de kans dat de ander een beslissing neemt die je verder helpt, neemt ook toe.

De structuur

Als je iets wilt bereiken bij een ander helpen deze drie stappen:

• Zorg dat het onderwerp bij de ander op de agenda komt, en dat de ander zin heeft om naar je te luisteren. Introduceer.
• Maak duidelijk waarom het zinvol is om op jouw verzoek in te gaan. Motiveer.
• Tenslotte wil je dat de ander een beslissing neemt, en ergens ja of nee tegen zegt. Instrueer.

Introduceer

Dit een relatief eenvoudige stap. Je kondigt aan dat je iets wilt bespreken. Maak de ander nieuwsgierig, en maak contact door enthousiasme en/of empathie.

Stel je hebt een koopsignaal opgemerkt, en dat wil je bespreken. Een mooi moment daarvoor is aan het eind van een periodiek voortgangsgesprek met je klant. Dan kan je introductie iets zijn als:

Pieter, ik hoorde in de vergadering dat de responstijd van de kassasystemen te wensen over laat…

Nu is een kleine KOE (kaken op elkaar) handig. Als de ander reageert weet je dat je iemands aandacht hebt.

Pieter: Eh ja, dat klopt inderdaad …

Nu heb je Pieters aandacht, en krijg je even zendtijd. Tijd voor:

Motiveer

Als je de ander in beweging wilt krijgen, helpt het als die ander dat zelf ook een goed idee vindt. Vertel dus waarom jij denkt dat het voor de ander een goed idee is om positief te reageren op de vraag die je hierna wilt gaan stellen bij de stap Instrueer. Bijvoorbeeld:

Ja, zo’n traag systeem is natuurlijk vervelend… Wij hebben veel klanten in de retail, dus we herkennen dat soort problemen. Ik heb een collega Merel, die al bij verschillende organisaties kassasystemen heeft geoptimaliseerd…

Vertel de motivatie vanuit de ander. Dat Merel veel expertise heeft die hier bruikbaar is, is voor de klant veel relevanter dan de motivatie dat Merel op dit moment een klus nodig heeft.

Instrueer

Nu vraag je om een beslissing. Een gesloten vraag is vaak het handigst. En hou daarna weer even je kaken op elkaar.

Zou het interessant voor jullie zijn om nader te onderzoeken of Merel jullie hiermee wellicht kan helpen?

Een goede instructie is voldoende concreet, en vaak een relatief kleine stap. Als je een aanbeveling wilt, is de vraag: Wil je een paar minuten met me meedenken? veel laagdrempeliger dan: Wil je een lijst met zeven namen maken van relaties waar ik contact mee op kan nemen?

Goede instructies zijn bijvoorbeeld:

Na IMI een KOE en een trekvraag

In praktijk zijn de beste IMI’s niet al te lang. En ze eindigen met een eenvoudige gesloten vraag. Nu is de kunst om even KOE te doen: Kaken Op Elkaar. Laat de ander zelf bedenken wat het antwoord is.

Twee antwoorden liggen voor de hand: ja en nee. Daarbij geldt weer: ja is hoera en nee is oké. Als de ander zin heeft in je verzoek ga je dat verder uitwerken. Als de ander er geen zin in heeft, dan weten we dat maar.

Bij een ja, is in veel gevallen een trekvraag een handig vervolg. Daarmee laat je mensen zelf een plannetje maken. Want als iemand zelf een plan maakt, heeft dat meer draagvlak. Handige vragen zijn bijvoorbeeld: Hoe zullen we dat aanpakken? Of: Wat stel je voor?

Omdat duwen versus trekken op meer momenten handig is, behandelen we dat uitgebreider in hoofdstuk 6.5Trekken of duwen.

Je IMI opbouwen van onder naar boven

Je zegt Introductie > Motivatie > Instructie. Maar als je een IMI voorbereidt, kan je beter de omgekeerde volgorde aanhouden.

• Bedenk eerst wat je wilt van de ander. Wat is je doel? Welke vraag wil je laten beantwoorden? Want dat wordt je instructie. Bijvoorbeeld: Wil je onze hulp (bij een koopsignaal) of zullen we een afspraak maken? of lieverheb je zin om een keer koffie te komen drinken op ons nieuwe kantoor? Take your pick.
• Vervolgens bedenk je de motivatie daarvoor. Waarom is dit een goed idee? Niet zozeer vanuit je eigen standpunt, maar wel vanuit het belang voor de ander.
• En dan bedenk je hoe je het onderwerp gaat introduceren. Op welk moment en met welk medium.

IMI als multitool

Ook bij situaties die niks te maken hebben met opdrachten vinden is IMI handig.

Bij inbrengen van een vergaderpunt:

Introduceer: Nu agendapunt x over …
Motiveer: We hebben een deadline eind deze week …
Instrueer: Kunnen we daar vandaag een besluit over nemen?

Of bij polsen of iemand in de markt is om bij jullie te komen werken:

Introduceer: Piet, ik wil eens iets tegen je aanhouden…
Motiveer: Wij zoeken goede mensen zoals jij, met kennis van X. En ik kan me voorstellen dat we jou ook wat te bieden hebben.
Instrueer: Vind je het leuk daarover in gesprek te gaan?

En wat dacht je van ongeveer elk mailtje dat je stuurt?

Valkuilen bij IMI

• Het overslaan van de motivatie
  Omdat voor onszelf de motivatie volstrekt logisch is, zijn we wel eens geneigd deze stap over te slaan. We hebben zelf al twaalf keer bedacht waarom het een goed idee is, dus dat vertellen we niet meer.
• De motivatie pas vertellen na de instructie
  Die instructie vinden we belangrijk, dus voor je het weet floept die eruit. En dan ga je achteraf vertellen waarom je dat vroeg. Zodra een mens een vraag hoort, bedenkt hij echter onbewust direct een antwoord. En daarin wordt jouw motivatie dan niet meer meegenomen.
• De motivatie vertellen vanuit jezelf en niet vanuit de ander
  Stel dat je de regie in het gesprek wilt nemen. Dat is de minder sterke motivatie: Omdat ik meer informatie nodig heb, wil ik je een vraag stellen. Beter is: Om een voorstel te maken dat helemaal bij jou past, wil ik je een vraag stellen.
• De instructie is onduidelijk
  Je vertelt wel wat je belangrijk vindt, maar niet wat je nu precies van de ander wil. Wat is de vraag waar de ander ja of nee op kan zeggen? Als jij dat al niet weet, is antwoorden voor de ander niet makkelijk.

Tips bij gebruik van IMI

• Als het niet lekker loopt in een gesprek, check dan waar het zit. Val je de ander rauw op het dak (geen goede introductie), lijkt de ander er geen zin in te hebben (onvoldoende motivatie) of kijkt de ander je glazig aan na je verzoek (geen duidelijke instructie).
• Het helpt om spannende gesprekken voor te bereiden. Schrijf je IMI uit in steekwoorden. Oefen daarna met een collega. Een relatieve buitenstaander hoort sneller hoe het overkomt dan jijzelf.
• Wil je beter worden in IMI? Zet als reminder in je mail handtekening:
  - Introduceer
  - Motiveer
  - Instrueer
• Als je een mailtje maakt, haal je die woorden waarschijnlijk weer weg. Ervaring leert dat je vaak betere respons op je mails krijgt als je mails zo opbouwt.
• Sommige situaties kom je vaker tegen. Het is dan de moeite om een soort standaard IMI klaar te hebben. Een soort zinnetjes-bibliotheek. Een goede consultant kan niet zonder.

Waar gebruik je IMI bij het vinden van opdrachtgevers?

• Bij het adresseren van een koopsignaal
• Bij het maken van een netwerkafspraak
• Bij het vragen om een aanbeveling
• In koopgesprekken, met het U-model:
• Bij het vragen van de regie bij de Brug.
• Bij het vragen naar de HGR.
• Bij het vragen naar de afspraak om de oplossing op één A4 te bespreken.
• Bij het checken van voldoende budget.
• Bij het achterhalen van de besluitvorming.