Sessie:...

... Just-Do-It

Een succesnummer in onze trajecten zijn de Just-Do-It sessies. We gaan uitvoeren in plaats van bedenken wat er zou moeten gebeuren. Het zijn bijeenkomsten waarin we de actielijst korter maken in plaats van langer. Dat gebeurt bij veel organisaties niet vaak. Het is normaal om veel te vergaderen en plannen te maken. Uitvoeren doe je maar in je eigen tijd. Als het gaat om kwadrant-II activiteiten, helpt het echter enorm om tijd te reserveren om die activiteiten ook te doen. Alle urgente acties buiten sluiten, zodat je eindelijk aan de belangrijke acties toekomt.

Hoe werkt zo’n Just-Do-It?

Het begint met plannen. Doe-tijd reserveren in de agenda’s om aan de slag te gaan. Niet alleen tijd reserveren voor plannen maken, maar ook voor acties uitvoeren. Bijvoorbeeld elke zes weken anderhalf uur. Ook met taakvolwassen mensen is plannen van doe-tijd heel belangrijk. Als de auteurs van dit boek geen schrijfdagen in hun agenda’s hadden gepland dan was dit boek er wellicht nooit gekomen 😊.

Voorbeeld: drie keer per jaar samen klanten bellen

Een communicatiebureau doet veel korte opdrachten. Drie keer per jaar op een donderdagmiddag hebben alle 30 medewerkers hun agenda geblokt voor 1,5 uur. Ze bellen klanten van afgeronde projecten en vragen: “Hoe gaat het met de websites waarmee we jullie geholpen hebben?” Dat levert mooie gesprekken op. Klanten waarderen het, soms hoor je een klacht, en ook vaak een “toevallig dat je belt, want wij zaten net te denken om …” 

Hoe ziet zo’n Just-Do-It eruit?

Just-Do-It sessies kun je op verschillende manieren organiseren. De overeenkomst tussen de sessies is:

• De sessies duren tussen een half en twee uur.

• Bij vrijwel alle sessies is er direct contact via telefoon/mail/app met mensen waar we contact mee willen onderhouden of opbouwen, zoals klanten of potentiële collega’s.

• Het gaat om praten met, niet om praten over.

• Het doel is de actielijst korter maken in plaats van langer

Mogelijke onderwerpen van een Just-Do-It

Hieronder een aantal onderwerpen voor Just-Do-It sessies waar we goede ervaring mee hebben:

• Achterstallig netwerkonderhoud plegen

• Afgeronde projecten nabellen

• Een plan opstellen hoe we bepaalde klanten beter kunnen helpen. Gedachtenexperiment: Als die klant een tegoedbon bij ons had van 50.000 euro, waar zou die klant dat aan uitgeven? Hoe kunnen we die klant beter helpen? En hoe vertellen we dat? En laten we direct een afspraak maken om dat te vertellen.

• Slapende klanten wakker kussen; maak een lijst van klanten die een paar jaar geleden nog zaken deden en dat nu niet meer doen. Neem contact op met die klanten waarvan je het jammer vindt dat ze weg zijn en ga het gesprek aan.

• Samen de lijst met koopsignalen/leads doornemen en klanten contacten om bij te werken wat de status is, zie 4.13De zaailijst, je kan niet zonder.

• Seizoensgroet doen, voor de zomervakantie of bij de kerstperiode.

• Koopsignalen verzamelen: iedereen belt met een aantal collega’s om te vragen wat er speelt bij hun projecten, en hoe we klanten beter/extra zouden kunnen helpen.

• Bepaalde product/dienst onder aandacht brengen door samen het “luciferverhaal” te oefenen (70% van de tijd). Bedenken voor wie dat interessant kan zijn en die mensen benaderen (30% van de tijd).

• Stoplichten check bij lopende projecten: bij welke klanten zitten we teveel in de uitvoerders rol in plaats van in de partner rol? Wat kunnen we daar aan doen? Met wie willen we daarover spreken?

• Raamovereenkomst beter uitnutten: acties bedenken en uitvoeren. Wie moeten we spreken of leren kennen bij die klant?

• Mensen die beschikbaar zijn vertellen hun lievelingsopdracht, en we gaan met een groep collega’s direct meedenken waar ze aan de slag kunnen.

• Samen toekomstige koopgesprekken voorbereiden

• Samen CRM leren gebruiken en bijwerken

• Einde opdracht gesprekken van komende periode voorbereiden

• Intern netwerken met sales/consultants/andere units

• Samen een event voorbereiden. Bedenken wie je uitnodigt en direct actie nemen; elke consultant nodigt paar relaties uit.

• Samen een event opvolgen. Plan een week na het event tijd om contact op te nemen met de relaties die er waren en eventuele opvolging te doen.

• Specifieke dienst bij klanten onder aandacht brengen die van belang zijn vanwege actualiteiten of bijvoorbeeld wetswijzigingen of richtlijnen waaraan op enige termijn voldaan moet worden

• Persoonlijk commercieel Pretplan opstellen en uitvoeren

• Afspraken maken om samen (bv sales en inhoud, of senior en junior) naar klanten te gaan.

Dit artikel is geschreven door Maarten van Os en Jan Willem van den Brink van Dreamfactory. Het is een hoofdstuk uit ons boek "Waarom doen ze het niet gewoon? - Zorg dat je consultants en techneuten opdrachtgevers vinden en tevreden houden". Als je het wilt gebruiken, stellen we bronvermelding zeer op prijs. Meer weten over het onderwerp of hoe we jouw organisatie hiermee kunnen helpen? Mail of bel met 0348-741 670