Nuchter boek over  trots uitdragen en daarmee collega's vinden.

bestellen

De oplossing...

... op één A4

Stel, je hebt een koopgesprek of intake, en je bent zover dat je een goed beeld hebt wat de klant wil. De klant heeft nu al veel gesproken; het is tijd dat jij nu de ideeën uit de hoge hoed gaat toveren waarmee de doelen bereikt worden die je aan de linkerkant van het U-model hebt achterhaald.

Vaak denken de klant en de professional op dit moment: oké, we weten nu wat er aan de hand is, de professional zal zich nu terugtrekken en rustig alles overdenken, de oplossing uitwerken en een voorstel op papier zetten. Dat is niet de beste aanpak. Maak in plaats daarvan een schets van de oplossing die jou nu voor ogen staat. Beschrijf kort de huidige situatie, de situatie die jullie willen bereiken én de weg ernaartoe. Zo zorg je ervoor dat de klant goed weet welke oplossing hij krijgt.

De vuistregel is: zorg dat je de oplossing overzichtelijk en compact houdt. Schets je oplossing ter plekke letterlijk op één A4’tje. Vereenvoudig zo nodig je aanbod tot het op je A4’je past. Als je ICT ’er bent, teken je computers en gebruikers. Als je advocaat bent, teken je bijvoorbeeld risicoanalyses en contracten. Wij tekenen vaak een tijdlijn met een planning van dagdelen voor verschillende trainingsgroepen en dagdelen teamcoaching voor het management, met daarbij de belangrijkste onderwerpen die wie op de betreffende dagdelen gaan behandelen. Zo maak je beeldend aan de klant duidelijk hoe de oplossing er op hoofdlijnen uit gaat zien.

Twee vragen

Als je zo de oplossing hebt geschetst, stel je twee vragen:

  1. In hoeverre is dit een goede oplossing? Check in hoeverre de klant de oplossing zo ziet zitten. Dat biedt je twee voordelen.

    • Je krijgt direct feedback van de klant, waar je op kunt reageren.

    • Daarnaast krijg je zo zelf een heel grof idee van de investering die met deze oplossing gemoeid is. En dat kun je goed gebruiken in de volgende stap: nagaan of er voldoende budget is.

  2. Hoe kunnen we deze oplossing nog beter maken?  Zelfs als de klant het goed vindt, vraag dan: wat zouden we eraan kunnen veranderen om het nog beter te maken? Door deze vraag betrek je de klant bij de oplossing, en daarmee krijg je draagvlak. En bovendien zou het zomaar kunnen dat de klant iets slims bedenkt...

Ja, maar... 

In onze trainingen merken we vaak dat mensen deze stap lastig vinden. Met name junior adviseurs vinden het vaak niet gemakkelijk om hun oplossing op één A4’tje te presenteren. Hier wat vragen en de antwoorden.

  • Wat als ik nog niet weet wat de oplossing is?
    Dan is het handig om dat te zeggen. Vertel dat je eerst nog na wilt denken of met een collega wilt overleggen en dan terugkomt met een eerste voorstel. Voorkom in elk geval dat je jouw oplossing en bijbehorende prijs presenteert in een schriftelijk voorstel zonder dat je die eerst met de klant hebt besproken.

  • Wat als mijn oplossingen niet op één A4’tje passen, omdat ze te complex zijn?
    Dat is een kwestie van uitzoomen. Je kunt één A4’tje gebruiken om een tuinontwerp te tekenen, of een nieuwbouwwijk in Slagharen, of Nederland of de wereld. Het hangt af van het detailleringniveau. Daarbij geldt: Als je de essentie van je oplossing niet tot één A4’tje kunt terugbrengen, is de kans groot dat je de oplossing ook niet op je klant over kunt brengen.

  • Wat als er vooronderzoek nodig is voordat ik de definitieve oplossing maak?
    Dan zet je op je A4’tje dat er een fase vooronderzoek is en hoelang die duurt. Ook noteer je dat je daarna iets oplevert (rapport, presentatie, drie alternatieve ontwerpen, of wat voor jou van toepassing is) en dat daarna de volgende stap komt.

 

Tips voor in de praktijk

  • Gebruik het A4 liggend (landscape) om je oplossing op te tekenen. Dat maakt het vaak gemakkelijker om tijdens het tekenen nog zaken aan je oplossing toe te voegen. Ook heb je zo meer ruimte om een tijdsfasering te tekenen.

  • Zeg dat je nu een eerste voorstel maakt en dat je er vast later nog zaken bij gaat bedenken als je alles rustig op je hebt laten inwerken. En dat je dat dan weer bespreekt

  • Wees blij met commentaar van de klant en bedank hem voor de feedback. Misschien is het soms niet zo leuk om te horen, maar het is wel fijn dat je weet wat de klant niet ziet zitten voordat je een formele offerte schrijft.

 

Meer weten?

Dit is een artikel op basis van ons boek Opdrachtgever Gezocht.

 
Dit artikel is geschreven door Maarten van Os en Jan Willem van den Brink van Dreamfactory. Het is een bewerking van hoofdstuk 5.7 uit het boek Opdrachtgever Gezocht. Als je het wilt gebruiken, stellen we bronvermelding zeer op prijs. Meer weten over het onderwerp of hoe we jouw organisatie hiermee kunnen helpen? This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. of bel met 070-3879083