Nuchter en prakisch boek over collega's vinden.

 

bestellen

Online verbinden...

...dat kan toch niet?

Thuiswerken blijkt op veel vlakken behoorlijk goed te gaan. Maar wij merken dat onze klanten tegen een aantal problemen aanlopen:

  • We vangen minder op in de wandelgangen, missen de gesprekken bij de koffie-automaat, de non-verbale interactie en het oogcontact. Veel teamdagen die gaan over plannen, visie, reflectie of samen leren zijn afgezegd of uitgekleed. Online vergaderingen zijn vaak wat saaier, wat zakelijker, wat minder creatief, wat minder leuk. Er is minder sociale smeerolie, en die is juist hard nodig voor verbinding tussen mensen en plezier in het samenwerken. Terwijl we juist die energie hard nodig hebben om samen de problemen aan te pakken.
  • Veel organisaties krijgen hun opdrachten voor het volgende kwartaal via het netwerk. Maar het aantal toevallige ontmoetingen met klanten neemt af. Daarom zijn er meerdere klanten die denken: ik wil de kans verhogen dat er volgende maanden omzet komt, en ik ben benieuwd hoe het met mijn klanten gaat en ik wil er juist nu voor ze zijn. Dus tijd om te netwerken, in deze al drukke tijden. En dat blijkt toch wat anders te gaan dan toen we elkaar nog tegenkwamen bij de koffieautomaat, of in de kantine of op de parkeerplaats.

Beide problemen hebben dezelfde oorzaak. Online verbinden, online werkelijk contact hebben is nog niet zo gemakkelijk. Nu geloven wij erg in de kracht van contact houden. Met je klanten, met verre collega’s, met leveranciers. Wij hebben gemerkt dat dat ook online kan: 6 tips.

 

Tip 1 Stuur iets op

Een kaartje sturen, een boekje, een vrijdagmiddagborrelpakket, iets tastbaars. Als je bijvoorbeeld een belangrijke online sessie plant, breng de deelnemers dan vast in de goede stemming, door ze een pakketje op te sturen. Bij Dreamfactory sturen we deelnemers bij de start van het traject een vrolijk thuispakket toe. Met onderdelen als een handgeschreven briefje, M&M’s, krokodillenpaperclips, een paars opschrijfboekje en de DF-kaartjes. Zo eten we toch met zijn allen M&M’s tijdens de training en de positieve verrassing van een pakket op de mat draagt erg bij aan de voorpret (horen wij van onze deelnemers). 
 

Tip 2 Zorg dat je in de goede energie komt

We spreken wel eens mensen die van uur tot uur strak van online meeting naar online meeting gaan. Zorg dat je tussendoor energie opdoet. Begin je meeting niet op heel of half, maar om kwartieren. In de offline wereld, vinden mensen het fijn om tussen afspraken te reizen, even in de file te staan en 538 te luisteren. Of om te fietsen of de krant te lezen in de trein. Omschakelen van prive naar werk en andersom kost even tijd. Hoe doe jij dat als je thuiswerkt? Doe je 30 seconden voor een meeting nog de was? Of loop je nog even een blokje om, om in de goede stemming te komen?
 

Tip 3 Zorg voor interactie

We horen veel: we hebben wel elke 20 minuten pauze nodig. Natuurlijk is pauze belangrijk, maar als je een goede film kijkt, dan wil je toch ook niet elke 20 minuten pauze? Interactie dus.
 
Wij gebruiken graag video. Zodat mensen bijvoorbeeld met opsteken van 1 tot 10 vingers in de groep kunnen aangeven wat ze ergens van vinden. Hoe goed vind je dit idee op een schaal van 1 tot 10? Of met staan/zittten. Dat kan natuurlijk ook via de chat als er onverhoopt iemand is die toch geen video heeft.
En zet niet alleen de video aan, zorg ook dat je elkaar hoort. Standaard geen mute gebruiken, tenzij er storende achtergrondgeluiden zijn.
 
Nog een paar werkvormen die je kunt inzetten om de energie erin te krijgen en te houden.

Check-in met stellingen 
Zet de volgende sheet op het scherm, en vraag iedereen om te reageren. Zeker als de groep groter is, dan kan dat in Zoom mooi via de functie Annotate. Dan kun je allemaal tegelijk typen wat je mening is.
 
 
 
Jamboard
Jamboard van Google is een soort whiteboard waarop iedereen tegelijk kan schrijven of notities kan plakken. Het werkt heel eenvoudig. Ideale manier om snel een brainstorm te doen. Iedereen kan tegelijk aan de slag en je kunt vervolgens makkelijk verschuiven / groeperen. Handig om snel een aantal oplossingen op een rijtje te zetten, of de kernthema's van je jaarplan op een rijtje te zetten.
 
Gebruik de break-out functie voor persoonlijker en kleinschaliger contact
Stimuleer korte gesprekken in kleine groepen over persoonlijke onderwerpen. Laat mensen een foto op hun telefoon delen waar ze blij van worden in een groepje van 3, houd 3 ronden 'koffie-automaat' gesprekken in steeds wisselende tweetallen over de vraag wat je de afgelopen tijd heeft beziggehouden, laat collega's in een groepje van 4 een worsteling van de afgelopen periode delen. 
 

Tip 4 Organiseer (korte) ontmoetingen, ook met mensen buiten je team 

In thuiswerktijd, zijn er minder spontane ontmoetingen. Op de trap, voor de vergadering, in de kantine enzovoort. De kunst is om dat soort ontmoetingen online te organiseren, want ze komen niet meer vanzelf.
Het plannen van spontane momenten werkt. Dat zien we bijvoorbeeld bij de vrijdagmiddag Zoom borrel. Of het team koffie momentje donderdag om 10:30. En ook met vrienden en familie worden er online sociale ontmoetingen gepland. Zullen we dat ook eens met klanten doen? Of collega's die wat verder af staan?

Onze tip is om daar wat aandacht aan te geven. Maak tijdens de lunch een wandeling en bel een klant of een collega van een ander team op. Zeg dat je de momenten bij de koffieautomaat of voor een projectvergadering eigenlijk wel mist. En dat je dacht, kom ik bel eens tijdens de pauze om te weten hoe het met jou gaat.

Tip 5 Breng structuur in spontane ontmoetingen

Tip 4 vraagt erom dat je uit jezelf actie neemt. Onze ervaring is, dat dat een stuk beter gaat, als je er structuur in aanbrengt. Door bijvoorbeeld in je agenda tijd te plannen om contact met mensen te hebben. Of maak een lijstje van de mensen die je wilt contacten en plan er tijd voor in, op meerdere momenten. Het hoeft niet allemaal in 1 keer.
 

Tip 6 Verbinden en contact maken kan ook over de inhoud

Sommige mensen zijn van nature goed in persoonlijke gesprekken voeren. Maar wat als jij nu het meer introverte type bent? Of het niet fijn vindt om het over het eindexamen van de kinderen te hebben? Dat is ook prima en dan is het handig om een paar vragen of zinnen voor te bereiden. Een zin als “Ik ben als consultant op het vlak van … natuurlijk ook benieuwd hoe het is met de impact van Corona op jouw organisatie.” Of iets anders, als je het maar echt meent.
En denk erom: het doel is niet om de ander iets te verkopen. Als dat je directe doel is, worden het waarschijnlijk niet zulke leuke gesprekken. Maar als je interesse toont voor hoe het gaat me de ander / met zijn werk, lange termijn kunnen veel mensen dat wel waarderen. En kan dat ook weer een mooi moment van menselijk contact opleveren in deze bijzondere tijd.
 
Dit is een tijd waarin persoonlijk contact en samen nadenken belangrijk is, ook op het werk. Dus laat je teamdag juist wel doorgaan en zoek naar een slimme vorm. En vooral ook veel plezier met contact houden en online verbinden!
 
 

Dit artikel is geschreven door Maarten van Os, Tomer Kedar en Jan Willem van den Brink van Dreamfactory. Als je het wilt gebruiken, stellen we bronvermelding zeer op prijs. Meer weten over het onderwerp of hoe we jouw organisatie hiermee kunnen helpen? This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. of bel met Dreamfactory.