Wat triggert je?

Wat is een handige trigger voor ondernemend gedrag?

We zien dat veel mensen wel degelijk aan de slag willen gaan met ondernemend of commercieel gedrag. Maar vaak komt het er niet van. Managers dromen van mensen die intrinsiek gemotiveerd zijn, zodat zij er niks aan hoeven doen. Helaas voor de managers is proactief voor veel mensen een stap te ver in hun dagelijkse praktijk. Ze hebben een trigger of een duwtje of een beetje aandacht nodig.

De manager die volhield...

We gaven een tijdje terug aan een organisatie drie sessies over wat je kunt doen bij begin, midden en eind van een opdracht. Doel was: meer Trusted Advisor te zijn in praktijk.

Deelnemer Evert, een ietwat introverte ICT-deskundige, vond het idee van een opvolgafspraak maken bij de evaluatie wel goed. Want inderdaad, zo leerde je van de lange termijn effecten van je werk, en onderhield je ook je netwerk. Evert schreef bij de leerpunten dat hij tzt, eind november bij de evaluatie van zijn project, om de opvolgafspraak zou gaan vragen.

Zijn manager, Frank, zat ook in de zaal. Frank schreef gelukkig mee. En voor alle zekerheid, belde Frank halverwege november met een vriendelijke reminder. Oh ja, dat was waar ook, Evert was het bijna vergeten. Geeft niks, zei Frank, en ik bel je na je evaluatiegesprek of het gelukt is. Dat hielp.

Het evaluatiegesprek was goed gegaan, en de klant vond het een uitstekend idee dat Evert ergens in april weer eens langs zou komen.

Eind maart belde onze Frank weer met onze Evert. En ja, Evert was natuurlijk heel druk in zijn nieuwe opdracht. En zijn nieuwe opdrachtgever zou het wel vervelend vinden als hij die middag eerder wegging. Dus hij wilde de afspraak toch maar afzeggen.

Frank hield vriendelijk vol. Evert deelde vervolgens dat hij eigenlijk niet wist wat hij dan precies moest zeggen... De tip van Frank was: Zeg eerst maar “zwart zonder suiker alsjeblieft”, en dan iets als “hoe is het hier?” en dan komt de rest vanzelf wel.

Evert kwam vrolijk uit het gesprek terug. Hij had geleerd wat mensen gaaf en minder gaaf van zijn project vonden in praktijk. En hij had wat tips gegeven. En oh ja, of hij nog een vervolgtrajectje kon doen. Of dat hij misschien anders een collega had die dat kon.

Frank en Evert waren terecht trots.

De moraal

Dit zien we vaak. Het goede idee wordt tegengehouden door praktische bezwaren, dagelijkse drukte en koudwatervrees. Misschien dat niet elke consultant zoveel kleine duwtjes nodig heeft als onze Evert (niet zijn echte naam) maar vanzelf gaat het zelden.

Het effect is groot. In dit geval levert het klanttevredenheid, medewerkertevredenheid en een vervolgopdracht op. Maar zelfs zonder direct vervolgopdracht waren Frank en Evert waarschijnlijk al behoorlijk tevreden.

Wat ook opvalt is de vasthoudendheid van Frank. Bravo Frank, niet vertrouwen op een lijstje of een eenmalige mail met “vanaf nu doen we allemaal ...”, maar persoonlijke aandacht.
Ja beste managers: persoonlijke aandacht. Het heeft Frank alles bij elkaar niet veel meer dan een paar telefoontjes en wat discipline gekost. En toch weten we allemaal dat dit soort aandacht er makkelijk doorheen glipt.

Dus bedenk een systeem waarmee je vaste triggers hebt, zodat je niet elke keer hoeft na te denken wat je op welk moment van wie verwacht.

Ja maar er zijn al teveel lijstjes!

Horen we natuurlijk vaker, vooral omdat het waar is. Met lijstjes zelf is niet veel mis, met saaie, overbodige en achterhaalde lijstjes wel.

Als je er om wilt lachen en plaats van huilen, kijk dan naar de video over “het walvisprotocol” dat een ministerie heeft gemaakt, met een toelichting door Pieter Derks.

Dus we willen alleen helpende lijstjes, die liever te kort dan te lang zijn. En die mensen, zeker in het begin, helpen om in contact met elkaar ondernemend te zijn. Een checklist die je samen doorneemt om te kijken of je geen laaghangend fruit laat liggen.

Welke checklistmomenten?

Wat zijn goede triggermomenten? Kunnen er een paar zijn. Voor de hand liggend zijn start, halverwege en bij afronden van een opdracht. Of op vaste momenten in het jaar, als het gaat om netwerk-onderhoud bijvoorbeeld.

We hebben in de loop der jaren tientallen triggers verzameld en bij verschillende organisaties in gebruik genomen. Naast het altijd maken van een opvolgafspraak, geven we nog een voorbeeld.

Bij het begin van een opdracht kan je ...

Een van onze favorieten op de checklist “begin van de opdracht” is de vraag aan de opdrachtgever of hij het plezierig vindt om jouw blik als buitenstaander zo af en toe te horen. Vindt de opdrachtgever vaak fijn. Dan kun je afspreken om periodiek samen te sparren over de organisatie en de vraagstukken, en uiteraard welke tips jij daar nog voor hebt binnen of buiten de context van je directe opdracht.

Daarbij helpt het uiteraard weer als je dat als manager met je mensen voorbereidt. Betekent dat je iets mag bedenken waarmee je ziet welke opdrachten er deze maand starten en met wie je deze maand dit soort  gesprekken gaat voorbereiden.

Dit artikel is geschreven door Jan Willem van den Brink en Maarten van Os van Dreamfactory. Als je het wilt gebruiken, stellen we bronvermelding zeer op prijs. Meer weten over het onderwerp of hoe we jouw organisatie hiermee kunnen helpen? This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. of bel met 0348-741 670